Nouvelles exigences de formation et de développement professionnels continus sous IDD

Sommaire

 

I.     Introduction

II.    Champ d’application personnel des exigences de formation continue

III.   Structure et contenu de la formation

A.    Principe

B.    Période de référence

C.       Contenu de la formation

D.       Quotas d’heures à consacrer aux différents piliers

1.    Exigences relatives au 1er pilier

2.    Exigences relatives au 1er et 2e pilier

3.    Exigences relatives au 3e pilier

4.    Combinaison des exigences de quotas

IV.   Organisation pratique de la formation

A.    Entités responsables et désignation du responsable de la formation

B.    Missions

C.       Carnet de formation

D.       Pluralité d’entreprises d’assurance ou de réassurance

V.    Supervision du CAA

A.    Principe

B.    Dérogation pour l’exercice 2019

VI.   Formations de remise à niveau

VII.  Conclusion

I.    Introduction

1.         Un des changements majeurs de la directive (UE) 2016/97 du Parlement européen et du Conseil du 20 janvier 2016 sur la distribution d'assurances (« IDD»)[1]est l’introduction de nouvelles exigences en matière de formation et de développement professionnels continus, qui s’imposent aux intermédiaires d’assurance et de réassurance ainsi qu’au personnel des entreprises d’assurances et de réassurance pratiquant la vente directe.

2.         Ces nouvelles exigences sont reflétées à l’article 288 (2) de la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances (« LSA»), d’après lequel :

« Afin de maintenir un niveau de performance adéquat correspondant à la fonction qu’ils occupent et au marché concerné, les intermédiaires d’assurance et de réassurance, agréés en application de l’article 280, paragraphe 1er, ainsi que le personnel des entreprises d’assurance et de réassurance, visé à l’article 285-1, paragraphe 1er, doivent suivre au moins quinze heures de formation et de développement professionnels continus par an en tenant compte de la nature des produits vendus, du type de distributeur, de la fonction qu’ils occupent et de l’activité exercée au sein du distributeur de produits d’assurance ou de réassurance. » 

L’article 288 (3) de la LSA prévoit en outre que :

« Un règlement du CAA détermine : 

 

 A) le contenu détaillé et les modalités de la formation et du développement professionnels continus ; 

 

 B) le détail et les modalités pratiques des mécanismes mis en place en vue du contrôle et de l’évaluation de ces connaissances et aptitudes ».

3.         Le 26 février 2019, l’autorité de supervision du secteur des assurances, le Commissariat aux Assurances (« CAA ») a adopté un Règlement 19/01 (« Règlement19/01»), afin de notamment préciser les détails de cette formation continue. 

4.         L’objet du présent article est de fournir un aperçu des règles définies dans le Règlement 19/01 par rapport aux nouvelles exigences de formation et de développement professionnels continus, en tenant compte des orientations pratiques fournies à cet égard dans les travaux préparatoires ayant précédé l’adoption dudit règlement (« Travaux Préparatoires »)[2].[3]

L’article commencera par préciser le champ d’application personnel des nouvelles exigences de formation (II.), avant de détailler la structure et le contenu de la formation (III.), les exigences liées à son organisation pratique (IV.), la supervision exercée par le CAA (V.) et les exigences de formations de remise à niveau (VI.), en concluant sur les défis générés pour les professionnels concernés (VII.).

II.  Champ d’application personnel des exigences de formation continue

5.         Sur base des dispositions de la LSA et du Règlement 19/01, les personnes soumises aux nouvelles exigences de formation continue introduites suite à la transposition d’IDD dans la LSA sont les suivantes (les « Professionnels »):

  • les intermédiaires luxembourgeois d’assurance et de réassurance soumis à des exigences d’agrément ;

  • les personnes au sein des entreprises d’assurance[4]et de réassurance qui prennent directement part à la distribution d’assurance et de réassurance ;

  • les personnes au sein des entreprises d’assurance et de réassurance luxembourgeoises travaillant dans des succursales situées à l’étranger[5], qui y prennent directement part à la distribution d’assurances ou de réassurance.

6.         Les intermédiaires d’assurance à titre accessoire ne sont pas visés par les nouvelles règles de formation continue.

III.   Structure et contenu de la formation

A.  Principe

7.         La LSA impose dorénavant aux Professionnels de suivre au moins quinze heures de formation continue par an, en précisant que cette formation doit tenir compte « de la nature des produits vendus, du type de distributeur, de la fonction qu’ils occupent et de l’activité exercée au sein du distributeur de produits d’assurance ou de réassurance ».

Si la LSA reprend à cet égard le minimum d’heures de formation continue imposée sous IDD, il est cependant loisible aux Professionnels concernés de prévoir un minimum d’heures plus élevé, voire d’exiger la poursuite de formations supplémentaires.

8.         L’exigence générale de quinze heures de formation continue par an est davantage précisée par le Règlement 19/01, qui institue un plan de formation continue divisée en trois piliers: 

  • 1erpilier : la législation en matière d’assurance et de réassurance ;

  • 2epilier : les connaissances des produits d’assurance et de réassurance ; et 

  • 3epilier : les soft skills, tels les techniques commerciales et le développement personnel.

9.         Les formations éligibles peuvent être des formations internes, externes ou effectuées à distance (type webinar) et doivent être limitées à un maximum de cinq heures par jour.

B.  Période de référence

10.       Le contenu de la formation doit être évalué globalement par période de référence de trois ans, donc sur un minimum de quarante-cinq heures.

11.       Le Règlement 19/01 fournit plus de détails par rapport à cette période de référence :

  • la période de référence commence le premier jour d’une année civile ;

  • la première période de référence commence le 1erjanvier de l’année qui suit la première entrée en fonction du Professionnel concerné ;

  • en cas de changement de statut ou de sortie de fonction, la période de référence en cours continue à courir ;

  • chaque période de référence est suivie d’une nouvelle période que le Professionnel soit ou non en fonction au moment du début de cette nouvelle période ;

  • au cas où une période de référence comporte des périodes sans agrément ni inscription sur une des listes prévues aux articles 21 et 51 du Règlement 19/01, le nombre d’heures de formation continue totale et les minima par pilier sont réduits proportionnellement ;

  • au cas où un Professionnel monobranche passe au cours d’une période de référence sous le statut de Professionnel multibranches, les exigences spécifiques d’heures de formation à consacrer à certaines matières ne s’appliquent qu’à partir de la prochaine période de référence ;

  • les heures de formation accomplies au cours d’une période de référence en dépassement des minima prescrits ne sont pas reportables à la période de référence suivante.

12.       Les Travaux Préparatoires comprennent à cet égard une série d’explications utiles:

  • pour des raisons pratiques, le début d’une période de référence se situe au 1erjanvier de l’année qui suit le premier agrément ou le début de l’activité de vente directe. Pour les personnes disposant déjà d’un agrément au 1eroctobre 2018 ou occupant déjà une activité de vente directe au sein d’une entreprise d’assurance ou de réassurance à cette même date, la période de référence a commencé à courir au 1erjanvier 2019 ;

  • le rythme triennal de la formation continue n’est pas interrompu par des périodes pendant lesquelles la personne concernée ne disposerait pas d’un agrément.

Chaque période de référence est bien cantonnée, c.à.d. que les heures de formations passées en plus des exigences posées par le Règlement 19/01 ne peuvent pas être transférées sur la prochaine période de référence.

Pour les cas de période de non-agrément d’au moins douze mois, le minimum d’heures de formation de la période triennale est réduit proportionnellement, mais lors d’une reprise ultérieure d’une activité de distribution, la personne concernée doit passer des formations de remise à niveau de trois heures par période de douze mois de non agrément et par groupe de branche. Ces heures de formation de rattrapage ne sont pas cumulables avec les quinze heures de formation continue « ordinaire » que le Professionnel concerné devra suivre annuellement.

Des aménagements similaires sont également prévus en cas de congé de maladie prolongé et de congé de maternité ou de congé parental à plein temps.

C.  Contenu de la formation

13.       D’après l’article 39 du Règlement 19/01 et les Travaux Préparatoires, le contenu de la formation doit s’orienter par rapport aux exigences minimales en matière de connaissances et d’aptitudes imposées par l’annexe I d’IDD, dont les dispositions sont également reproduites dans le Règlement 19/01.

14.       Même si le Règlement 19/01 subdivise les exigences en trois catégories, à savoir (i) les risques non-vie, (ii) les produits d’investissement fondés sur l’assurance et (iii) les risques vie, les exigences listées se recoupent à certains égards et comprennent notamment les suivantes :

  • connaissance minimale indispensable des conditions des contrats proposés ;

  • connaissance minimale indispensable de la législation applicable à la distribution de produits d’assurance, comme la législation de protection des consommateurs, la législation fiscale applicable, la législation sociale applicable et la législation du travail applicable;

  • connaissance minimale indispensable du traitement des sinistres;

  • connaissance minimale indispensable du traitement des réclamations;

  • connaissance minimale indispensable de l’évaluation des besoins du client;

  • connaissance minimale indispensable du marché de l’assurance;

  • connaissance minimale indispensable des règles déontologiques; 

  • connaissances minimales indispensables en matière financière ;

  • gestion des conflits d’intérêts.

15.       Dans la mesure où ni le Règlement 19/01, ni les Travaux Préparatoires ne fournissent davantage de détails sur les contours exacts de ces « exigences minimales », il appartiendra aux Professionnels de déterminer ce qui correspond, au vu notamment de la nature des produits vendus, du type de distributeur et des fonctions et activités exercées, à une « connaissance minimale indispensable ». Les Professionnels sont à cet égard invités à tenir compte du principe de proportionnalité.

Il est dès lors attendu que chaque Professionnel se dote de son propre programme de formation qui ne sera pas nécessairement identique d’un Professionnel à l’autre.

D.  Quotas d’heures à consacrer aux différents piliers

16.       A côté des indications évoquées ci-dessus par rapport au contenu général de la formation, le Règlement 19/01 encadre également certains domaines spécifiques.

1.    Exigences relatives au 1er pilier

17.       Les formations du 1erpilier (i.e. législation en matière d’assurance et de réassurance) ne peuvent être inférieures à quinze heures pour chaque période de référence de trois ans.

18.       Pour les Professionnels dont l’agrément permet de distribuer des contrats d’assurance d’entreprises d’assurance-vie ou des produits d’assurance-crédit/caution, il est en outre précisé qu’au moins cinq heures de formation doivent porter sur la législation et les moyens de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme pour chaque période de référence de trois ans.

2.    Exigences relatives au 1er et 2e pilier

19.       Les Professionnels multibranches doivent consacrer au moins dix heures de formation relevant des piliers 1 ou 2 (i.e.connaissances des produits d’assurance et de réassurance) à chaque groupe de branches par période de référence de trois ans.

20.       Les courtiers personnes physiques dont l’agrément permet la distribution d’assurances et la distribution de réassurances doivent consacrer au moins dix heures de formation relevant des piliers 1 ou 2 à l’assurance directe et dix heures à la réassurance par période de référence de trois ans.

3.    Exigences relatives au 3e pilier

21.       Les formations éligibles du 3epilier (i.e. soft skills) ne peuvent être supérieures à quinze heures pour chaque période de référence de trois ans.

4.    Combinaison des exigences de quotas

22.       Il découle de ce qui précède que, sur le minimum de quarante-cinq heures de formation sur trois ans imposées sous le Règlement 19/01, au moins quinze heures de formation doivent porter sur la législation en matière d’assurance et de réassurance, alors que les techniques commerciales et le développement personnel ne doivent au contraire comporter qu’un maximum de quinze heures. Ainsi, les Professionnels ont la possibilité de mettre un accent plus appuyé sur les formations du pilier 1, voire du pilier 2.

IV. Organisation pratique de la formation

A.  Entités responsables et désignation du responsable de la formation

23.       Le Règlement 19/01 impose aux « entités responsables » de désigner en leur sein un responsable de la formation des Professionnels concernés.

Les « entités responsables » comprennent :

  • les entreprises d’assurance et de réassurance pratiquant la vente directe ;

  • les entreprises d’assurance ayant recours à des agents d’assurances ;

  • les sociétés de courtage ; et

  • les intermédiaires d’assurance à titre accessoire personnes morales.

Il peut à première vue paraître surprenant de voir que les intermédiaires d’assurance à titre accessoire personnes morales soient tenus de désigner un responsable de la formation en leur sein, alors que les exigences de formation et de développement personnels continus prévues à l’article 288 (2) de la LSA ne s’appliquent pas en tant que tels aux intermédiaires d’assurance à titre accessoire.

Ceci peut cependant à notre sens s’expliquer par le fait que l’article 288 (2) de la LSA précise néanmoins que les intermédiaires d’assurance à titre accessoire doivent tenir à jour leurs connaissances sur les produits commercialisés, en particulier lorsqu’ils commercialisent de nouveaux produits. Le responsable de la formation devrait ainsi à notre sens avoir comme rôle de veiller au respect de ces exigences de mise à jour.

24.       Les courtiers d’assurances personnes physiques sont responsables de leur propre formation ainsi que de celle de leurs sous-courtiers.

B.  Missions

25.       Les missions minimales du responsable de la formation sont énumérées à l’article 42 (3) du Règlement 19/01 et comprennent les tâches suivantes :

  • organiser des formations;

  • diffuser les informations sur les formations jugées éligibles;

  • valider les formations accomplies ;

  • déterminer pour chaque formation le nombre d’heures de formation reconnues (en tenant compte de la restriction de cinq heures de formation maximum par jour);

  • tenir les carnets de formation individuels;

  • alerter les Professionnels en cas de risque de non-observation des obligations de formation;

  • informer la direction de l’entité responsable de toute non-observation des obligations de formation d’un Professionnel;

  • veiller à ce que les Professionnels remplissent constamment les exigences de connaissances professionnelles minimales.

26.       Comme déjà indiqué supradans la section III.A. du présent article, tant les formations internes que les formations externes ou à distance sont admissibles pour faire partie du programme de formation continue mais il appartiendra au responsable de la formation de valider les formations suivies. 

Les Travaux Préparatoires précisent à cet égard qu’il appartient aux personnes ayant suivi une formation en dehors de celles organisées par les entités responsables, de décider d’indiquer ou non cette formation à leur responsable de la formation en vue d’une éventuelle validation. Il appartiendra ensuite au responsable de la formation en question de déterminer la durée mise en compte pour cette formation.

C.  Carnet de formation

27.       Pour chaque Professionnel, il doit être tenu un carnet de formation sur support informatique indiquant les formations accomplies.

28.       Les informations suivantes doivent être mentionnées pour chaque formation suivie et validé :

  • l'intitulé de la formation ;

  • le pilier auquel la formation appartient ;

  • le groupe de branches d'assurance auquel la formation se rapporte (i.e. vie ou non-vie) ;

  • l'organisme d'accueil de la formation ;

  • la date de la formation ;

  • la durée de la formation ;

  • l'éligibilité de la formation au titre de la formation continue ;

  • la date de validation en cas d'éligibilité.

29.       A la fin de chaque année civile, chaque Professionnel concerné doit recevoir la liste des formations validées au cours de cette année.

Il doit en outre avoir accès, à tout moment, à son carnet de formation.

30.       L’article 43 du Règlement 19/01 requiert également que les entités responsables instituent un recours interne contre les décisions prises par le responsable de la formation concernant l’inéligibilité d’une formation.

D.  Pluralité d’entreprises d’assurance ou de réassurance

31.       L’article 44 du Règlement 19/01 prévoit des règles spécifiques pour le cas où un Professionnel agit pour le compte de plusieurs entreprises d’assurance ou de réassurance (ce cas vise notamment des agents agréés pour le compte de plusieurs entreprises d’assurance) :

  • les entreprises concernées doivent désigner celle d’entre elles, appelée par la suite « entreprise apéritrice », qui sera responsable pour la tenue du carnet de formation du Professionnel concerné. 

Le responsable de la formation de l’entreprise apéritrice doit dans ce contexte informer, de manière régulière et au moins deux fois par an, les responsables de la formation des autres entreprises concernées des formations accomplies et les alerter en temps utile en cas de risque de non-observation des obligations de formation d’un Professionnel commun ;

  • pour chaque participation à une formation organisée par une entreprise d’assurance ou de réassurance autre que l’entreprise apéritrice, le responsable de la formation de l’entreprise organisatrice doit informer sans délai le responsable de la formation de l’entreprise apéritrice de la participation à la formation ;

  • le carnet de formation doit mentionner, pour chaque formation suivie, le nom de l’entreprise d’assurance ou de réassurance organisatrice.

 

Ce sera également le responsable de la formation de l’entreprise d’assurance ou de réassurance organisatrice qui décidera seul de l’éligibilité de toute formation dont il assure l’organisation.

V.  Supervision du CAA

A.  Principe

32.       L’article 47 du Règlement 19/01 impose aux entités responsables de transmettre au CAA, avant la 31 janvier de chaque année civile :

  • la liste des Professionnels en fonction au 31 décembre de l’année précédente et n’ayant pas satisfait à leur obligation de formation annuelle de quinze heures.

Il est précisée que cette liste ne doit pas comprendre les Professionnels ayant bénéficié au cours de l’année sous revue d’un congé de maternité, d’un congé parental à temps plein ou d’un congé de maladie sous la condition que la partie de ce congé située dans l’année sous revue ait dépassé une durée de deux mois.

Dès la fin du congé en question, le responsable de la formation doit mettre en place avec le Professionnel concerné un plan de rattrapage des heures de formation manquantes, la durée de ce plan ne pouvant dépasser deux années à partir de la fin du congé ;

  • la liste des Professionnels en fonction au 31 décembre de l’année précédente et n’ayant pas respecté :

    • soit le total des heures de formation continue ;

    • soit le contenu des formations ;

au cours de la période de référence s’étant achevée au 31 décembre de l’année précédente.

33.       En cas de pluralité d’entreprises, les notifications mentionnées au point précédent sont à faire par l’entreprise apéritrice.

34.       En cas de non-respect des obligations de formation, le CAA peut :

  • soit imposer une ou plusieurs des sanctions prévues à l’article 303 de la LSA ;

  • soit, en lieu et place de ces sanctions, enjoindre les Professionnels concernés de suivre des formations de rattrapage d’une durée au moins équivalente à 150% de celles des heures de formation manquantes.

B.  Dérogation pour l’exercice 2019

35.       La lettre circulaire 20/1 du CAA du 4 février 2020 sur la collecte d’informations en matière de distribution d’assurances et de réassurances indique que, pour fournir les informations mentionnées à la section précédente relatives à l’exercice 2019, qui constitue le premier exercice entier d’application de ces nouvelles exigences de notification, le CAA a décidé de déroger au délai du 31 janvier.

36.       Il est à cet égard précisé que, aux fins de la mise en cohérence du registre des distributeurs tenu par le CAA et des agents et sous-courtiers agissant effectivement pour les entités responsables, le CAA procédera pour ce premier état des lieux à un contrôle plus large que celui prévu par le Règlement 19/01. A cet effet, chaque entité responsable recevra au courant du mois de février 2020 un fichier reprenant toute personne inscrite pour son compte dans le registre des distributeurs. Afin de simplifier le processus, ne seront reprises dans les fichiers que les personnes disposant encore d’un agrément au jour de l’envoi du fichier. Il sera en outre fait abstraction des personnes qui ne sont entrées en fonction qu’après le 1erjanvier 2019, vu que leur première période de référence ne commencera à courir qu’à partir du 1erjanvier 2020.

37.       Lors de l’envoi du fichier aux entités responsables, un délai de remise de ce fichier dûment complété sera communiqué à l’entité responsable concernée. L’intention du CAA est de rassembler toutes les informations vers le 31 mai 2020.

Avant l’envoi des fichiers aux entités responsables, une lettre circulaire fournissant de plus amples détails sur les fichiers sera émise par le CAA.

VI. Formations de remise à niveau

38.       Le Règlement 19/01 comprend également certaines exigences de formation de remise à niveau pour toute personne qui n’a pas été en fonction ni immatriculée comme intermédiaire d’assurances ou de réassurances, sur un registre des distributeurs dans un autre Etat membre, pendant une période supérieure à 12 mois, et qui souhaite se faire agréer.

39.       L’article 48 précise à cet égard que les personnes concernées doivent se soumettre à une formation de remise à niveau en vue d’obtenir l’agrément en question.

40.       Le nombre d’heures de remise à niveau est de trois heures pour chaque période de douze mois de non agrément pour le groupe de branches concerné, sans pouvoir dépasser un total de quinze heures pour ce groupe de branches.

41.       Il est précisé que les formations de remise à niveau doivent relever des matières des 1er et 2ème piliers.

Il est également précisé que les heures de remise à niveau ne comptent pas pour les heures de formation continue. Ces heures doivent cependant être renseignées dans le carnet de formation.

VIII. Conclusion

42.       Le Règlement 19/01 fournit un grand nombre de précisions bienvenues par rapport aux exigences de formation continue imposées par la LSA suite à la transposition d’IDD en droit luxembourgeois.

Un des défis majeurs pour les Professionnels concernés consiste cependant en la mise en œuvre pratique de ces exigences, qui nécessite l’adoption de programmes de formation continue « sur mesure », devant non seulement être adaptés aux produits d’assurance et de réassurance distribués et aux besoins de la clientèle visée, mais également refléter l’évolution continue des règlementation et législation applicables.

Pierre-Michaël de Waersegger,

Partner, Insurance and Reinsurance Law,

Arendt & Medernach

Emmanuelle Mousel,

Senior Associate, Insurance and Reinsurance Law,

Arendt & Medernach

 

Pour plus d’informations:

www.arendtinstitute.com

[1]IDD a été transposée au Luxembourg par la loi du 10 août 2018 modifiant la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances.

[2]Exposé des motifs et commentaires des articles ayant trait au Projet de Règlement du CAA N ° 19/1 du xx 2019 relatif à la distribution d’assurances et de réassurances, disponible sur le site web du CAA (www.caa.lu).

[3]Les exigences de formation continue sont à distinguer des exigences d’aptitude et de connaissance professionnelles initiales, appréciées par le CAA sur base d’un examen ou des études et expériences passées.

[4]Jusqu’au 31 décembre 2019, les personnes au sein des entreprises d’assurance luxembourgeoises travaillant au Grand-Duché de Luxembourg qui prenaient directement part à la distribution d’assurance sans être agrées comme agents d’assurance devaient également se conformer aux exigences de formation continue.

A partir du 1er janvier 2020, ces personnes doivent obligatoirement être agrées comme agents et tombent par conséquent dans la catégorie précédente des « intermédiaires luxembourgeois». 

D’après les Travaux Préparatoires, cette période transitoire qui a pris fin au 1er janvier 2020 était jugée nécessaire afin de permettre aux entreprises d’assurance d’organiser des formations pour toutes les personnes visées en vue de les préparer à l’examen pour agents d’assurance;

[5]L’article 285-1 de la LSA fait référence aux « succursales situées dans d’autres Etats-Membres », alors que l’article 51 du Règlement 19/01 est libellé de manière plus large et se réfère aux « succursales à l’étranger ». Une lecture prudente des textes devrait à notre sens commander d’inclure le personnel situé dans des succursales de pays tiers.